Grote investeringen in nieuwe softwaresystemen die beloven de efficiëntie te verhogen, maar uiteindelijk gebruikt niemand alle functionaliteiten. Het zal menig CFO bekend in de oren klinken. De licenties zijn betaald, de implementatiekosten zijn gemaakt, maar het rendement blijft uit. En jij? Je ziet dit met lede ogen aan. In deze blog vertelt Pieter den Hollander, eigenaar van Deep Value, hoe je als financieel leider technologie-investeringen wél rendabel maakt.
De verborgen kosten van onderbenutte technologie
Als CFO weet je dat je in technologie moet investeren om concurrerend te blijven. Maar er zijn maar weinig mensen die stilstaan bij de werkelijke kosten. Naast de directe kosten als licenties en implementatie, heb je ook nog te maken met verborgen kosten die aanzienlijk zijn. Je moet medewerkers trainen, systemen integreren en onderhouden – het telt allemaal op. En dat terwijl uit onderzoek blijkt dat gemiddeld slechts 45% van de bedrijfsapplicaties regelmatig gebruikt wordt door medewerkers. Dit betekent dat je voor elke euro die je uitgeeft, je potentieel meer dan de helft weggooit.
De veranderende rol van de CFO bij technologiebeslissingen
Vroeger stond de CFO aan de zijlijn bij technologiebeslissingen. IT-afdelingen bepaalden – in samenspraak met de operatie – welke systemen werden aangeschaft, terwijl de financiële afdeling vooral betrokken was bij het goedkeuren van budgetten. Technologie was vooral een noodzakelijke kostenpost, geen strategische investering die direct bijdroeg aan bedrijfsresultaten.
Die tijd is voorbij. In een moderne onderneming ben je als CFO niet langer alleen verantwoordelijk voor het goedkeuren van budgetten, maar speel je een actieve rol in het bepalen van de waarde die technologie moet opleveren. Dit betekent dat je een kritische blik moet hebben op wat werkelijk nodig is, in plaats van mee te gaan met de nieuwste trends. Je wilt voortdurend weten aan welke procesverbeteringen een investering bijdraagt.
Van investering naar impact: Rendement als gedeelde verantwoordelijkheid
Het succes van technologie-investeringen is een gedeelde verantwoordelijkheid. De businesscase moet niet alleen gericht zijn op de initiële investering, maar ook op de langetermijnwaarde. Als CFO kun je dit faciliteren door:
- Vooraf duidelijke KPI’s vast te stellen voor elke investering.
- Regelmatige reviews in te plannen om het werkelijke gebruik te evalueren.
- De business-owner verantwoordelijk te maken voor het realiseren van de beloofde voordelen.
Zo creëer je een cultuur waarin rendement niet langer slechts een financiële verantwoordelijkheid is, maar een organisatiebreed doel.
Voorkom de valkuil van overinvesteren
Het is verleidelijk om te denken dat meer features altijd beter zijn. De praktijk wijst echter anders uit. In dit artikel op de website van CIO Dive lezen we dat bedrijven miljoenen verspillen aan ongebruikte software. En het probleem beperkt zich niet tot kleine applicaties – maar liefst 38% van alle Microsoft 365- en Google Workspace-licenties blijft volledig ongebruikt. Met ERP-systemen is het zelfs nog erger gesteld: slechts 26% van de werknemers gebruikt actief het ERP-systeem van hun bedrijf. Dit zijn directe kosten die je als CFO kunt beïnvloeden door kritisch te zijn op wat je organisatie werkelijk nodig heeft, in plaats van te betalen voor functionaliteiten die niemand gebruikt.
Process Mining: van aanname naar bewijs
Het grootste probleem bij technologie-investeringen is het gebrek aan objectief inzicht in het werkelijke gebruik. Process Mining verandert dit fundamenteel. Door data uit je systemen te analyseren, krijg je harde feiten over:
- Welke systemen daadwerkelijk gebruikt worden en door wie.
- Waar gebruikers vastlopen of omwegen zoeken.
- Welke processen efficiënt verlopen en welke niet.
Dit geeft je als CFO de objectieve basis om betere beslissingen te nemen over toekomstige investeringen. Je kunt gericht investeren in wat werkt en besparen op wat niet wordt gebruikt.
Van inzicht naar actie: drie stappen voor de CFO
Het rendabel maken van technologie-investeringen begint met inzicht. Deze drie stappen helpen je op weg:
- Begin met een nulmeting
Onderzoek het huidige gebruik van je belangrijkste systemen. Process Mining biedt hier objectief inzicht. Welke functionaliteiten worden gebruikt? Welke niet? En waarom? - Stel een governance-model op
Zorg voor continue monitoring van het gebruik na implementatie. Maak iemand verantwoordelijk voor het realiseren van de beloofde voordelen. - Denk modulair
Kies voor oplossingen die meegroeien met je behoeften. Begin klein, toon waarde aan, en breid dan uit. Dit voorkomt dat je betaalt voor functionaliteiten die je (nog) niet nodig hebt.
De financiële impact is aanzienlijk
Door technologie-investeringen meetbaar te maken, creëer je directe financiële impact. Dit zien we terug in meerdere praktijkvoorbeelden. Zo hielpen we een klant in de Energy & Utility-sector met het optimaliseren van hun betaalproces. Process Mining toonde aan dat het bedrijf niet alle functionaliteiten van hun bestaande systeem benutte. Na implementatie van de verbeteringen werd het proces grotendeels geautomatiseerd, wat leidde tot aanzienlijke kostenbesparingen.
Een ander sprekend voorbeeld is een internationale netbeheerder die worstelde met inefficiënte fieldservice-processen. De responstijd werd met 20 procent verkort en reistijden namen drastisch af. Door betere coördinatie van technici en materialen verbeterde niet alleen de financiële performance, maar steeg ook de klanttevredenheid aanzienlijk.
Begin vandaag nog met meten
Als je wilt weten hoe je jouw technologie-investeringen rendabel maakt, begin dan met het meten van het werkelijke gebruik. Process Mining geeft je het inzicht dat nodig is om gefundeerde beslissingen te nemen. Deep Value helpt je om deze inzichten om te zetten in concrete verbeteringen, op zo’n manier dat je team uiteindelijk zelf in staat is om de technologie optimaal te benutten.
Meer weten?
Wil je weten hoe je het rendement van jouw technologie-investeringen kunt verbeteren? Neem contact met ons op voor een Proof of Value. Want inzicht is de eerste stap naar verbetering.
Wel nieuwsgierig, maar eerst nog wat verder verkennen? Volg onze LinkedIn-pagina en we zullen je regelmatig inspireren.
Pieter den Hollander
Geef een reactie