Je kent het vast wel: finance wacht op input van operations, operations wijst naar IT, en IT zegt dat ze de requirements nog niet hebben ontvangen. Ondertussen tikt de tijd door en lopen de kosten op. Miscommunicatie tussen afdelingen is een sluipmoordenaar voor je bedrijfsresultaat. In deze blog vertelt Pieter den Hollander, eigenaar van Deep Value, over de verborgen impact van gebrekkige communicatie en hoe je dit probleem bij de wortel aanpakt.
Waarom miscommunicatie meer kost dan je denkt
De directe kosten van miscommunicatie zijn vaak nog wel zichtbaar. Denk aan vertraagde projecten, dubbel werk of fouten die je moet herstellen. Maar de werkelijke impact gaat veel verder. Ontevreden klanten die afhaken omdat ze niet geholpen worden of steeds verschillende verhalen horen. Gedemotiveerde medewerkers die voortdurend vastlopen in onduidelijke processen. Gemiste kansen omdat informatie niet op tijd bij de juiste personen terechtkomt. Deze verborgen kosten komen meestal pas aan het licht als het te laat is.
Waar gaat het mis in de praktijk?
In een eerdere blog – ‘Lig je wakker van je financiën?’ – schreef ik al over creatieve geesten die nieuwe, slimme manieren bedenken om dingen te doen. Iedere organisatie kent ze wel. Hoewel vindingrijkheid in principe positief is, leidt dit in de praktijk tot extra gedoe omdat iedereen net anders werkt. Als je niet oppast, eindig je met een financiële puzzel waarvan de stukjes niet passen. Teams werken langs elkaar heen, wat weer zorgt voor verkeerde beslissingen en financiële tegenvallers.
De vicieuze cirkel doorbreken
Als reactie op miscommunicatie voegen organisaties vaak extra controles en overlegmomenten toe. Dit lijkt logisch, maar creëert juist nóg meer ruis. Extra schakels betekenen extra overdrachtsmomenten en dus meer kans op miscommunicatie. In plaats daarvan moet je terug naar de basis: wat gebeurt er écht in je processen?
Hoe Process Mining de echte oorzaken blootlegt
In mijn blog over verhoogde productiviteit en minder handmatige handelingen vertelde ik al hoe we bij een klant in de Energy & Utility-sector het betaalproces optimaliseerden. Door het proces te visualiseren met Process Mining, werden de knelpunten direct zichtbaar. De eerste verbeteringen zorgden dat het systeem 50% van de facturen automatisch verwerkt, wat al €400.000 aan besparingen opleverde door toegenomen productiviteit. In de volgende fase steeg de touchless facturatieratio zelfs naar 80%. Dit voorbeeld laat duidelijk zien hoe verbeterde communicatie en heldere processen direct bijdragen aan het bedrijfsresultaat.
Heldere communicatie begint bij inzicht
Door je processen transparant te maken, creëer je een gemeenschappelijke taal in je organisatie. Iedereen ziet dezelfde realiteit, gebaseerd op harde data in plaats van aannames. Dit maakt het veel eenvoudiger om:
- Verantwoordelijkheden helder te definiëren
- Knelpunten objectief te bespreken
- Verbeteringen door te voeren die echt effect hebben
Van inzicht naar actie
Begin met het in kaart brengen van één kritisch proces waar communicatie vaak misgaat. Betrek hierbij alle relevante afdelingen, zodat iedereen dezelfde uitgangspunten heeft. Visualiseer het proces en maak de impact van miscommunicatie meetbaar. Dit creëert niet alleen bewustwording, maar geeft ook concrete aangrijpingspunten voor verbetering.
Zelf aan de slag?
Process Mining biedt je de objectieve inzichten die nodig zijn om communicatieproblemen structureel op te lossen. Deep Value helpt organisaties om deze inzichten om te zetten in concrete verbeteringen, met als resultaat lagere kosten en een effectievere samenwerking tussen afdelingen. We doen dat op zo’n manier dat je team uiteindelijk zelf in staat is om veranderingen door te voeren en continu te optimaliseren. Wil je weten hoe je Process Mining en de DTO in jouw organisatie kunt toepassen? Neem contact met ons op voor een Proof of Value en ontdek de mogelijkheden. Want inzicht is de eerste stap naar verbetering.
Ben je nieuwsgierig, maar wil je eerst nog wat verder verkennen? Volg onze LinkedIn-pagina en we zullen je regelmatig inspireren.
Geef een reactie